Resumen - I

En el capítulo 11 se analizaron 1/is influencias que las variables organizacionales de carácter estructural tienen sobre las inversiones y costos de operación en la preparación de un proyecto. 

Con el objeto de seguir una secuencia lógica en la presentación, se trató el tema de la repercusión económica de la estructura organizativa en la preparación del proyecto en forma independiente de las restantes variables, aunque las interrelaciones y complementariedad entre ellas son inevitables en la proyección del comportamiento futuro del proyecto. Los efectos económicos de la estructura organizativa se manifiestan tanto en las inversiones como en los costos de operación del proyecto. 

Toda estructura se puede definir en términos de su tamaño, tecnología administrativa y complejidad de la operación. Conociendo esto se podrá estimar el dimensionamiento físico requerido para la operación, las necesidades de equipamiento de las oficinas, las características del recurso humano que desempeñará las funciones y los requerimientos de materiales, entre otras cosas. 

La cuantificación de estos elementos en términos monetarios y su proyección en el tiempo son los objetivos que busca el estudio organizacional. Muchas decisiones que pueden preverse condicionarán la operatividad del sistema y, por lo tanto, también la estructura organizativa del proyecto. 

Por ejemplo, la decisión de comprar, construir o arrendar las oficinas, o la decisión de contratar servicios de entidades externas para desarrollar algunas de las funciones definidas para la ejecución del proyecto. 

Dado que cada proyecto presenta características propias y normalmente únicas, es imprescindible definir una estructura organizativa acorde con su situación particular. Cualquiera sea la estructura definida, los efectos económicos de ella pueden agruparse en inversiones y costos de operación.

Costos de la operación administrativa - III

La complejidad de los procedimientos administrativos condicionará el tamaño de la estructura organizativa que deberá adaptarse para la implementación y ejecución adecuada de los mismos. 

El análisis de procedimientos optativos, entonces, no deberá realizarse en función de los costos implícitos en cada uno de ellos, sino que tendrá que determinar, además, el efecto sobre el tamaño de la estructura. Un sistema de registro de información computadorizado podrá requerir menor espacio físico y menor personal, perp también implicará remuneraciones probablemente más altas y una inversión en equipos mayor o un acondicionamiento especial para la instalación del computador. 

Obviamente tendrá beneficios que deberán medirse de algún modo, como la rapidez y oportunidad de la disposición de la información para la toma de decisiones. La interrelación de efectos en la determinación de las inversiones y costos del proyecto va más allá de la complementariedad entre estructura y procedimientos. Los mismos procedimientos deben estudiarse en forma conjunta. 

Por ejemplo, la subcontratación de tareas con unidades externas a la empresa del proyecto requerirá de unidades organizacionales y procedimientos específicos de supervisión, coordinación, registros y otros, de acuerdo con la situación de cada caso. El estudio de los procedimientos en sí es el tema que se aborda en el siguiente capítulo.

Costos de la operación administrativa - II

La determinación dé la remuneración requiere de una investigación preliminar para definir las rentas de mercado de esos profesionales y su disponibilidad o escasez. En este último caso, deberá además estimarse la remuneración que sea necesario ofrecer para incentivar a estos profesionales a abandonar sus actuales trabajos para incorporarse a la empresa formada por el proyecto. 

La localización geográfica del proyecto influye directamente sobre el costo de las remuneraciones, cualquiera sea el nivel que ocupen en la organización. En este sentido, la disponibilidad o escasez de personal en la región y los posibles incentivos no monetarios que deban implementarse para asegurar la cantidad de profesionales requeridos, pasan a constituir factores necesarios de estudio. 

El análisis de la remuneración obligará a considerar como costos separados aquél que recibe finalmente el profesional y aquél que debe pagar el proyecto (que incluye leyes sociales, impuestos, cuotas de administradoras de fondos de pensiones, etcétera). De igual forma, no deben obviarse aquellos costos indirectos derivados de beneficios sociales, servicios de bienestar y otros. Algunas decisiones específicas de cada proyecto podrían alterar el cuadro de remuneraciones del personal. Por ejemplo, contratar estudiantes en práctica, etcétera. 

Cada proyecto presenta particularidades propias que hacen difícil generalizar algunas políticas de personal al respecto. Otros ítems de costos que eventualmente podrían tener una alta influencia en los resultados del proyecto y que se derivan del estudio organizacional, son todos aquéllos originados por servicios prestados por terceros. Los más importantes son el pago de arriendos, los gastos de mantenimiento del equipo de oficinas, las suscripciones, seguros, télex, teléfonos, electricidad, comisiones, viáticos, patentes, permisos de circulación, etcétera. 

Aunque en el capítulo siguiente se analizan las principales influencias de los procedimientos administrativos en la cuantificación de los costos del proyecto, es preciso señalar que ni éstos ni la estructura organizativa pueden diseñarse o analizarse independientemente. Las interrelaciones directas entre ambos factores hacen necesario plantear algunas consideraciones al respecto.

Costos de la operación administrativa - I

La mayoría de los costos de operación que se deducen del análisis organizacional provienen del estudio de los procedimientos administrativos definidos para el proyecto. 

Sin embargo, existen diversos costos involucrados por la estructura organizativa en sí en la operación del proyecto. Básicamente, son los relacionados con remuneraciones del personal ejecutivo, administrativo y de servicio, y con la depreciación de la obra física, muebles y equipos. Si bien ésta no implica un desembolso directo, influye en la determinación de los impuestos a las ganancias, al poder descontarse contablemente. Puesto que, como se mencionó, algunos muebles y equipos pueden reemplazarse antes de su obsolescencia técnica, será necesario considerar la pérdida o ganancia contable que se obtendrá mediante la venta de estos bienes, por la incidencia que tendrán sobre los impuestos a la ganancia por pagar. 

El costo de operación más directamente relacionado con la estructura organizativa es, obviamente, la remuneración de su personal. El diseño de la estructura es el resultado de un proceso analítico que divide el área de actividad de acuerdo con diferentes criterios establecidos que se basan, entre otras cosas, en los procedimientos administrativos, en el ámbito de control, en la complejidad de las actividades, etcétera. 

Esta misma información sirve para identificar las principales funciones que corresponderán a cada unidad de la organización y, por lo tanto, permitirá caracterizar al profesional a cargo de cada tarea específica. Esta caracterización hará posible determinar los requisitos de cada cargo y asignar una renta equivalente a las responsabilidades y funciones que le corresponden.

Inversiones en organización - III

El cálculo de la inversión en equipos es relativamente simple, aunque amplio por la cantidad de ítems que lo componen. Es importante también aquí poder determinar las reinversiones en equipos de oficina que se prevean. 

Para esto, la variable técnica deja de ser la más relevante, puesto que al tratarse de criterios estéticos el reemplazo se hará probablemente antes de la absolescencia técnica o deterioro de los muebles y equipos. Un cuadro similar al de balance de equipos de fábrica facilita el traspaso que la información económica que provee el estudio organizacional a los estados financieros para la evaluación del proyecto. La única diferencia se presenta en el cálculo de la vida útil que, como se mencionó en el párrafo anterior, no depende siempre de criterios técnicos. 

Otras inversiones, como vehículos para el personal ejecutivo, gastos de organización y puesta en marcha, sistemas de comunicaciones y de procesamiento de datos, también deben considerarse por el estudio organizacional. 

El procedimiento de cálculo de la inversión en capital de trabajo se presenta detalladamente analizado en el capítulo 14. Sin embargo, es preciso adelantar que la información allí utilizada es en parte provista por este estudio. Parte de la inversión en inventarios de efectivo, por ejemplo, se deduce del dimensionamiento estructural y operativo de la organización del proyecto.

Inversiones en organización - II

La inversión en obra física será distinta para un mismo proyecto si el edificio de las oficinas administrativas y gerenciales se construye, compra o arrienda. 

En el primer caso, la inversión se derivará del costo del terreno y de la edificación, datos que se pueden obtener cotizando con empresas constructoras; si se compra la información se obtendrá del costo de adquisición más los de remodelación y acondicionamiento, y si se arrienda, sólo se considerará el acondicionamiento y otros gastos de iniciación. 

Es importante identificar aquí la parte depreciable de la que no lo es (edificación y terreno, por ejemplo) y el modelo de depreciación que corresponda. Al igual que en el estudio técnico, el estudio organizacional debe proveer información respecto a inversiones que habrá que realizar durante la ejecución del proyecto o con fines ya sea de mantenimiento o ampliación de la estructura inicial. 

El acondicionamiento de las oficinas tampoco se puede improvisar. Las condiciones ambientales no son las mismas para todas las unidades de la organización. Mientras que en las oficinas que reciben y atienden a clientes y público en general prima una norma estética, en las restantes responden a una norma y criterio de funcionalidad. 

Todo esto, que puede preverse con aproximada certeza, debe necesariamente incorporarse en el estudio organizacional para dar mayor exactitud a la cuantificación de las inversiones del proyecto. El equipamiento de las oficinas se basa también en los criterios señalados, aunque en gran parte es determinado por las variables de funcionalidad operativa de los procedimientos administrativos asociados a cada unidad de la estructura organizativa.

Inversiones en organización - I

El cálculo de las inversiones derivadas de la organización se basa directamente en los resultados de la estructura organizativa diseñada. Su dimensionamiento y la definición de las funciones que le corresponderán a cada unidad determinarán efectos sobre las inversiones en obra física, equipamiento y capital de trabajo. No será responsabilidad del estudio organizacional la cuantificación de estas inversiones. 

No es lógico que especialistas en administración tomen decisiones sobre las características físicas de las edificaciones para la operación administrativa sin tener la base técnica que garantice las decisiones adecuadas. Por ello, sólo deberán proporcionar la información para que los encargados del estudio técnico puedan efectuar los cálculos necesarios. 

Los antecedentes proporcionados por el análisis de la estructura organizacional de la empresa que generaría el proyecto permiten definir un programa de recinto, que consiste en una primera aproximación de la cantidad y tamaño de las oficinas, así como de las necesidades de instalaciones anexas El análisis de los requerimientos de espacio físico para las unidades de carácter administrativo del proyecto es más complejo de lo que parece. 

Antecedentes como el flujo de movimiento de personal, atención de clientes y proveedores, número de funcionarios por oficina, bodegas de materiales y repuestos de equipos de oficina, sistema interno de comunicaciones y flujo de información, archivos y frecuencia de uso de la información, locales de venta y muchos más deberán considerarse en el diseño de los planos. Incluso, un estudio sobre la imagen corporativa del negocio permitirá disponer de antecedentes sobre el tipo de solución estética que se requiere, tanto en el diseño exterior de los edificios como en el equipamiento interior.