La correcta determinación de la cuantía de los recursos involucrados en la operación de la unidad administrativa, obliga a definir en forma específica el nivel
organizacional y los alcances concretos de las tareas que se deben realizar.
Principal
importancia se dará al sistema global de información que garantice la eficacia de
la gestión administrativa.
Lo anterior hace que en primer lugar deban identificarse los componentes
funcionales de cada sistema y, en función de éstos, los recursos necesarios para
asegurar su operatividad. De esta forma, será posible estimar los costos de operar
cada sistema que se defina.
La identificación del personal, su grado de calificación, la cantidad requerida
y el costo de sus remuneraciones, permitirá calcular uno de los ítems de costos
administrativos más importantes.
La cantidad de personal administrativo, su status
en la organización y las tareas específicas para desarrollar, permitirá determinar la
infraestructura física requerida, la necesidad de equipos, mobiliario y maquinaria
de oficinas, el consumo de materiales y, en general, cualquier recurso que demande
el funcionamiento normal de la empresa.
La información de costos asociados a la labor administrativa se puede obtener
a través de antecedentes referenciales de proyectos cuyas características organizacionales y funcionales sean similares, a través de cotizaciones con los proveedores de productos (maquinarias de oficina, mobiliario, materiales de oficina, etcétera)
y servicios (agua, energía, transportes, comunicaciones, etcétera).
La información
que no esté disponible, deberá obtenerse a través de una correcta definición de
sus especificaciones técnicas y requerimientos mediante un estudio de mercado
que posibilite cuantificar con la máxima precisión estos costos.
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